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word邮件合并怎么操作（使用word批量打印证书、奖状、成绩单等之邮件合并功能）

100次浏览发布时间：2024-11-12 10:35:33

小知识帮您解决大问题。

Microsoft Word的邮件合并功能（Mail Merge）允许你将一个邮件模板与数据源结合，以批量生成个性化的文档，如信件、标签、名片等。这是在处理大量类似但有一些差异的文档时非常有用的功能。以下是使用Word邮件合并功能的一般步骤：

步骤1：准备数据源

首先，你需要准备一个数据源，通常以Excel表格。确保数据源中包含你需要在文档中插入的字段，例如姓名、地址、电话号码等，切记第一行为表头，不能为空。

步骤2：创建主文档

在Word中(不是wps)，打开一个新文档，这将是你的主文档，也就是信件或其他文档的模板。在主文档中，你可以插入需要个性化的字段，使用插入邮件合并字段的选项，通常在“邮件ingsert Merge Field”选项卡中。插入字段时，确保使用尖括号括住字段名，如""。

步骤3：启动邮件合并

在Word中，打开“邮件ingsert Merge”选项卡。在此选项卡中，你将找到“开始邮件合并”组，里面包含“开始邮件合并”按钮。点击这个按钮，然后选择“邮件合并向导”。

步骤4：选择文档类型

在邮件合并向导中，首先选择你要创建的文档类型，如信件、标签、名片等。然后点击“下一步”。

步骤5：选择数据源

在这一步，选择你的数据源。可以是一个现有的数据源文件，也可以链接到Outlook联系人列表。点击“选择数据源”并导航到你的数据源文件。

步骤6：编辑邮件

Word将显示你的主文档，并在文档中插入了合并字段。你可以编辑邮件文本，确保它看起来正常，合并字段将在每封信中替换为相应的数据源值。

步骤7：预览结果

在邮件合并向导中，你可以预览合并后的文档。确保一切正常，字段被正确替换。

步骤8：完成邮件合并

完成预览后，点击“完成邮件合并”。你可以选择将文档打印出来、发送电子邮件或将其保存为单独的文件。

步骤9：完成合并

最后，Word将处理邮件合并，生成多个文档或邮件，每封信都包含了来自数据源的相应信息。

邮件合并功能是一个强大的工具，可以用于生成大批量的个性化文档，提高工作效率，减少手动操作。它在处理邮件、邀请函、标签、名片等方面非常有用。

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